Outlook è uno degli strumenti di posta elettronica più popolari . Utilizziamo questo programma da molti anni per gestire la nostra posta elettronica. Non a caso, è un sistema efficace, dotato di innumerevoli strumenti che ci aiutano molto ad essere organizzati.
Ed è che oltre a funzionare come vassoio per la nostra posta elettronica, Outlook funziona anche come agenda e ci consente di configurare avvisi per qualsiasi evento o attività . Oggi abbiamo deciso di rispondere a 20 domande pratiche su Outlook. Ci auguriamo che li trovi utili.
1. Posso usare le scorciatoie da tastiera?
Ovviamente. Questa è una delle funzioni più pratiche che hanno tutti i programmi della suite Microsoft Office. Se impari queste scorciatoie da tastiera, puoi gestire la tua posta più rapidamente . I più utilizzati sono i seguenti:
- Alt + S : invia un'e-mail
- Ctrl + R : rispondere a un'e-mail
- Ctrl + M : invia e ricevi e-mail
- Alt + W : passa all'email successiva o passa alla visualizzazione del calendario settimanale
- Alt + R : Rispondi a tutti o passa alla visualizzazione del calendario di lavoro settimanale
- Ctrl + G : apre la casella "Vai a data" per passare al giorno che vogliamo sul calendario
2. È possibile cancellare i messaggi che non mi interessano in modo più automatico?
Sì. Ed è un buon modo per gestire i tuoi messaggi più velocemente. Tutto quello che devi fare è creare una regola. Ad esempio, se sei interessato a cancellare messaggi da un certo mittente, devi solo fare quanto segue: fare clic sul messaggio con il tasto destro del mouse e poi scegliere Crea regola. Seleziona l'opzione Elimina e specifica il mittente . Quando hai finito, non dimenticare di fare clic su Crea regola o OK.
3. È possibile creare una o più firme per le email?
Ovviamente. È una delle funzioni più classiche di Outlook. Se vuoi creare una firma o firme diverse per le tue email, devi fare quanto segue: scrivere una nuova email, aprire un nuovo messaggio. Clicca sul pulsante Firma per configurarlo: hai la possibilità di aggiungerne quante ne vuoi.
Quando vuoi aggiungerlo all'email, devi solo cliccarci sopra in modo che venga inserito automaticamente . Ripeti la stessa procedura per tutte le firme che devi includere.
4. Come posso risparmiare tempo scrivendo un messaggio?
C'è una funzione che ci permette di inserire alcuni elementi veloci nel testo. Possono essere frasi o frammenti che scrivi spesso. Per aggiungerli automaticamente a un'e-mail, selezionare il testo e fare clic su Elementi rapidi> Inserisci . Immettere un nome. Puoi inserirli quando vuoi e non avrai bisogno di riscriverli.
5. Come inserire un'immagine nella posta?
Se vuoi inserire un'immagine in un'e-mail in modo che venga visualizzata con il testo che hai aggiunto, è facile anche per te. Invece di aggiungere un allegato, fai clic sul menu Inserisci> Immagine o Clipart. L'immagine verrà incollata direttamente nel corpo del messaggio e potrai modificarla e ridimensionarla come desideri.
6. Come eseguire ricerche più efficienti?
Potresti spesso cercare la stessa cosa. Ad esempio, le email che ti invia Marta. Per rendere queste ricerche più efficienti, puoi impostare una cartella di ricerca. Crea una Nuova cartella di ricerca , scegliendo tra diverse opzioni predefinite (persone specifiche, email importanti ...) e configurando una ricerca personalizzata.
Per trovare i messaggi più velocemente, puoi anche utilizzare i filtri. All'interno dell'opzione Filtra email, puoi selezionare la scheda Home e scegliere che tipo di email vuoi vedere: quelle non lette, scegliere le categorie, con allegati o quelle ricevute questa settimana.
7. Posso organizzare meglio la mia posta?
C'è una sezione da cui puoi creare regole. Ciò significa che, se lo desideri, puoi eseguire diverse azioni automatiche sulla tua email. E questo ti renderà le cose molto più facili. È sufficiente fare clic sul pulsante del menu Regole e avvisi .
Scegli Nuova regola per configurare l'opzione che consideri . Vedrai che puoi contrassegnare i messaggi di una determinata persona per il follow-up, spostare i messaggi in cartelle specifiche o riprodurre determinati suoni quando ricevi e-mail da qualcuno. Le opzioni sono molto ampie e completamente configurabili.
8. E se volessi inviare un messaggio senza mostrare alcun destinatario?
È un gesto molto semplice, ma molte persone lo dimenticano. E questo accade molto spesso. Se vuoi inviare messaggi senza mostrare alcun destinatario, tutto ciò che devi fare in Outlook è aggiungere tutti i destinatari nella casella Ccn invece di CC. In questo modo, nessuno vedrà chi altro ha ricevuto il messaggio.
9. È possibile programmare l'invio di un'e-mail in un momento specifico?
La pianificazione di un messaggio di posta elettronica è piuttosto semplice. All'interno del messaggio in questione, accedi al pulsante Ritarda consegna. Da qui puoi scegliere a che ora vuoi inviare il messaggio e tante altre opzioni. In questo modo, puoi consegnare il tuo messaggio all'ora che desideri.
10. Come configurare una risposta automatica?
È tempo di vacanze, quindi devi impostare i classici messaggi di risposta automatica. Sono molto utili per avvisare i nostri contatti che non saremo disponibili in determinati giorni. Per configurarlo, scegli File> Risposte automatiche> Invia risposte automatiche.
È possibile impostare un intervallo specifico per l'invio automatico di questi messaggi. Sebbene tu possa anche disabilitare le risposte manualmente. Nello spazio All'interno della mia organizzazione dovrai scrivere la risposta che ti interessa e cliccare su OK.
11. Ho la possibilità di aggiungere note o promemoria?
Certo, abbiamo già indicato che Outlook è uno strumento molto utile per la gestione della posta, ma anche per agire come assistente. È possibile aggiungere note cliccando sul seguente combinazione di tasti Ctrl + Shift + N . Vedrai subito che appare una sorta di nota simile a un post-it, che puoi appendere in qualsiasi spazio.
All'inizio ha un tono giallastro, come i veri post- it , ma puoi modificare il tono con il colore che desideri. Quindi puoi gestire queste note come preferisci.
12. Posso creare una lista di distribuzione?
Sì, è un'opzione molto pratica per evitare di dover aggiungere gli stessi mittenti di sempre a un'e-mail o una lista di distribuzione. Nello spazio dei nomi, scegli il nome del tuo gruppo di contatti.
Successivamente, dovrai scegliere i diversi membri. Puoi farlo dalla rubrica. Quindi Salva e chiudi. La tua lista di distribuzione sarà già stata creata e potrai inviare i messaggi comuni che desideri .
13. Come risparmiare spazio?
L'inerzia della giornata fa sì che molte volte i messaggi si accumulino. All'interno della sezione File avrai diverse opzioni, che puoi vedere facendo clic sul pulsante Strumenti di pulizia. Qui troverai Pulizia casella di posta, cartella Posta eliminata vuota e Archivio . Usali regolarmente per mantenere tutto in ordine.
14. Posso usare Gmail in Outlook?
La risposta è si. E ti tornerà utile se preferisci usare Outlook per organizzarti. Apri Gmail e fai clic sulla sezione Impostazioni. Quindi, nella scheda Inoltro e posta POP / IMAP , scegli l'opzione Abilita IMAP. Salva le modifiche.
Successivamente dovrai accedere alla tua email e inserire le informazioni corrispondenti all'account. Hai i dati di cui hai bisogno di seguito. Accedi alle Impostazioni account, in File , per inserirle e iniziare a goderti la tua posta Gmail in Outlook.
15. Come fare una copia di backup delle mie e-mail?
I backup sono fondamentali se vogliamo preservare le email più importanti. Soprattutto se li usiamo per lavoro. Seleziona File> Apri> Importa. Scegli l'opzione Esporta un file. Seleziona File di dati di Outlook (.pst) e fai clic su Avanti.
Scegli l'account / cartella di cui desideri eseguire il backup, scegli una posizione in cui archiviare il file e fai clic su OK. Puoi anche proteggerlo con una password.
16. Come creare modelli?
Apri un nuovo messaggio e scrivi il modello che desideri. Dovrebbe essere un testo che invii spesso e che in questo senso non avrai bisogno di ripetere. Quando hai finito, scegli File> Salva con nome> Salva come tipo> Modello di Outlook . Immettere un nome per il modello e salvare.
Per utilizzare il modello, all'interno di Outlook vai su Home> Nuovo> Nuovi elementi> Altri elementi e Scegli modulo . Tocca Cerca in> Modelli utente nel file system. Vedrai che si apre la cartella dei modelli e che devi salvare quella più appropriata. Scegli Apri, aggiungi destinatario e invia.
17. Come mantenere l'agenda più visibile?
Il calendario di Outlook è molto utile, ma per accedervi è necessario fare qualche ricerca. Un'opzione interessante è scaricare questo add-on, che ti permetterà di installare l'agenda come sfondo del tuo computer . In questo modo avrai tutti i tuoi appuntamenti e le tue attività in vista. Si chiama Outlook sul desktop e deve essere scaricato come extra.
18. Posso raggruppare i messaggi?
Con Gmail siamo abituati a vedere i messaggi raggruppati per conversazioni. Bene, fortunatamente in Outlook puoi fare lo stesso. Per raggruppare i tuoi messaggi, vai alla scheda Visualizza e scegli l'opzione Mostra come conversazioni. All'interno puoi "Organizza per" e scegliere diversi modi per configurare le tue email.
19. Posso configurare visualizzazioni diverse?
Ovviamente. Outlook ti consentirà di configurare le visualizzazioni della tua casella di posta in arrivo come desideri. Quindi puoi decidere se vuoi vedere un'anteprima dei messaggi, scegliere di non aprirli o scegliere una vista verticale destra, sinistra o orizzontale. Le opzioni sono molteplici, quindi per andare a testare la configurazione che meglio si adatta al tuo ritmo di lavoro, è meglio accedere alla sezione Visualizza.
20. E se volessi ricevere solo le notifiche per i messaggi più importanti?
Se siete due che ricevono dozzine e dozzine di messaggi al giorno, potrebbe essere interessante configurare un'opzione per ricevere solo i messaggi più importanti. Vai su File> Posta e vai alla sezione Arrivo del messaggio. Ti consigliamo di configurare questa sezione per ricevere solo notifiche su ciò che ti interessa. Allo stesso tempo, avrai la possibilità di configurare come desideri che siano gli avvisi sul desktop.