Se utilizzi Gmail sia per lavoro che per questioni personali, è probabile che la tua casella di posta sia un disastro. Quando usavamo Outlook, eravamo abituati a creare cartelle e più cartelle per mantenere i nostri messaggi ben classificati.
In effetti, ci ha dato la sensazione che con Gmail sia più difficile organizzarsi. Ma in realtà non è così. L'email di Google ha a nostra disposizione un buon numero di strumenti che possono aiutarci (e molti) a mantenere in ordine la nostra posta .
Oggi vogliamo darti alcuni suggerimenti. In modo che la tua casella di posta Gmail smetta di essere il tuo peggior incubo . Andiamo la!
Personalizza la tua casella di posta
Da qualche tempo Gmail ci offre la possibilità di classificare i messaggi tramite schede. Questa è un'opzione super importante, perché lascia (finalmente) da parte i messaggi corrispondenti ad abbonamenti, offerte e altri intrecci pubblicitari . E fa esattamente lo stesso con le notifiche per i social network e altri servizi a cui sei iscritto.
La prima cosa da fare è abilitare queste schede. Se li hai già, hai la possibilità di aggiungerne altri. E per fare ciò, devi solo premere il pulsante Altro, situato all'estrema destra del vassoio. Vedrai che puoi scegliere quanto segue: Principale, Social, Promozioni, Notifiche e Forum .
Ma puoi ancora personalizzare ulteriormente la tua casella di posta. E aiutarti evidenziando i messaggi più importanti. All'interno dell'opzione Posta in arrivo, fare clic sulla piccola freccia per scegliere il tipo di posta in arrivo desiderato .
Scegli di vedere prima le più importanti o quelle da leggere per organizzarti secondo le tue esigenze . In questo modo, nessun altro messaggio di posta elettronica andrà perso nel limbo.
Usa etichette colorate e stelle
Hai mai usato etichette colorate e stelle? Troverai le etichette per impostazione predefinita e potrai crearle da ogni email. Puoi anche farlo dal lato sinistro della posta in arrivo. Tocca Altro e scegli Crea nuova etichetta. Dovrai dargli un nome e fare clic su Crea. Quindi puoi anche scegliere un colore.
Le etichette appariranno sul lato sinistro della pagina. Quindi puoi sempre vedere tutte le email classificate all'interno di quel tag .
Un'altra opzione sono le stelle colorate. All'interno della posta in arrivo, puoi fare clic a sinistra del messaggio per distinguerti . Se hai il messaggio aperto, dovrai solo fare clic su Altro ed Evidenzia. Ma cosa succede se voglio altre stelle e segni colorati? Premi tutte le volte che vuoi per visualizzare quello che ti serve.
Se non hai ancora attivato le stelle colorate, dovrai accedere alla sezione Impostazioni. Basta fare clic sulla ruota dentata (in alto a destra nella pagina) e andare alla sezione Stelle . Trascina le stelle che desideri utilizzare nella sezione "In uso". Salva le modifiche in fondo alla pagina.
Ordina i messaggi automaticamente
Se hai già creato tutte le cartelle e le etichette necessarie, è importante creare una regola in modo che quando si accede alla posta in arrivo, questi messaggi vengano classificati automaticamente. Accedi alle Impostazioni di posta e fai clic sulla scheda Filtri e indirizzi bloccati.
Fare clic su Crea un nuovo filtro. Dovrai inserire i parametri che consideri. Ad esempio, messaggi da un mittente specifico (o più), argomenti specifici, parole chiave ... Quindi scegli Crea filtro . Puoi scegliere diverse opzioni. Quando hai finito, fai clic sul pulsante blu Crea filtro.
Abilita anteprima
La funzione di anteprima è una funzionalità disponibile da molto tempo, ma la verità è che è ancora nel lab di Gmail. Ciò che ti offre è la possibilità di leggere un messaggio senza doverlo aprire . In questo modo, se hai centinaia e centinaia di messaggi da aprire, questa funzionalità ti sarà ottima per organizzarti meglio.
Per abilitare l'anteprima, vai su Impostazioni e la scheda Labs. Trova la funzionalità Anteprima e scegli Abilita. Quando hai finito, non dimenticare di salvare le modifiche.
Elimina i file non necessari
Se sei uno di quelli che ricevono molte email al giorno, è meglio che inizi a eliminare i contenuti non necessari. Non perdere di vista che Google offre solo 15 GB e che potresti presto riempirli. In questo caso, è meglio svuotare il cestino. Puoi anche svuotare lo spam, perché è molto probabile che centinaia di messaggi si accumulino lì.
Ma se a preoccuparti sono i messaggi più pesanti, ti consigliamo di effettuare una ricerca all'interno della barra, indicando “più grande” , seguito da due punti e dalla dimensione che vuoi cercare. Ad esempio, puoi indicare messaggi fino a 50 megabyte "50 m". L'unica cosa che devi fare dopo è eliminare i messaggi che non ti servono.
Ricevi notifiche sul tuo desktop
Se di solito lavori sul tuo computer e non vuoi tenere d'occhio la barra di Gmail , devi abilitare le notifiche sul desktop. In questo modo vedrai subito le email che hai ricevuto e potrai aprirle se le ritieni importanti.
Per abilitare questa opzione, vai alla sezione Impostazioni e vai alla sezione Notifiche desktop . Scegli Abilita nuove notifiche e-mail, Abilita notifiche e-mail importanti o Disabilita notifiche e-mail. Salva le modifiche.
Fai ricerche più intelligenti
Trovare rapidamente i file di cui hai bisogno è fondamentale per andare avanti nella tua vita quotidiana. Non puoi perdere tempo a scorrere su e giù le pagine della tua email . Hai diverse opzioni per restringere le tue ricerche:
- da: e un nome e un cognome (se vuoi), per trovare tutti i messaggi che qualcuno ti ha inviato
- soggetto: per trovare un determinato argomento
- ha: allegato per trovare i messaggi con allegati. Se vuoi puoi combinare questa opzione con da: e il nome della persona, per trovare gli allegati di qualcuno
- - (un trattino) per escludere termini specifici, se desideri omettere messaggi specifici che hai scambiato con qualcuno o su un determinato argomento
- OR: quando non sai come cercare, ad esempio, da: ana OR da: jesús
- "" (Citazioni): se vuoi cercare parole molto specifiche
- () (parentesi) : se vuoi unire due concetti inseparabili
- in: e il nome della cartella che vuoi trovare
Con questi suggerimenti avrai organizzato abbastanza bene la tua casella di posta. Quindi l'unica cosa che devi fare è metterli in pratica e abituarti a come funzionano. Se segui questi suggerimenti, la tua casella di posta Gmail farà invidia al tuo quartiere.