È probabilmente il client di posta elettronica più avanzato insieme a Gmail. A differenza di quest'ultimo, Outlook.com (il defunto Hotmail) ha un'applicazione per macOS e Windows, che gli conferisce una maggiore produttività non dipendendo dai browser. La versione web di Outlook ha anche una serie di strumenti avanzati e questa volta ne abbiamo raccolti alcuni tra i più interessanti.
Visualizza l'indirizzo IP di un'e-mail in Outlook e Hotmail
Particolarmente utile se vogliamo conoscere la vera origine di un'e-mail. In Outlook questo processo è davvero semplice.
All'interno dell'email che vogliamo analizzare, faremo clic sui tre punti nella barra delle opzioni e poi su Vedi l'origine del messaggio.
Dopo aver cliccato su quest'ultimo, Outlook mostrerà una finestra come quella che possiamo vedere appena sopra questo paragrafo. All'interno di questo menu concettuale dovremo cercare il seguente campo di testo tramite la combinazione di tasti Command + F se siamo su macOS e Linux e Control + F se siamo su Windows:
- IP mittente
Insieme a questo campo possiamo vedere l'indirizzo IP dell'email originale. Sarà sufficiente accedere a una posizione web per individuare l'IP all'interno di una mappa.
Crea risposte automatiche in Outlook.com
Crea categorie per classificare le email in Outlook
Oggi, Outlook ha due opzioni per classificare i messaggi di posta elettronica nella barra delle applicazioni del client: cartelle e categorie. Il vantaggio di quest'ultimo è che possiamo identificare le diverse email con i colori .
Il modo più semplice per classificare un'e-mail è fare clic con il pulsante destro del mouse su di essa e fare clic su Categorizza . Per impostazione predefinita, Outlook abiliterà una serie di categorie basate sui colori (Categoria blu, Categoria viola ...). Se vogliamo creare categorie personalizzate con nomi e colori univoci, dovremo fare clic sull'opzione Gestisci categorie o su Nuova categoria .
Converti un'email in PDF con Outlook.com
Sapevi che puoi esportare un'e-mail in PDF dalle opzioni di Hotmail? Sarà sufficiente con 
.
A seconda del sistema operativo, le opzioni ci permetteranno di scegliere il formato di esportazione. La chiave è selezionare PDF invece di Stampa foglio per salvare l'email in formato PDF, come possiamo vedere nell'immagine sopra. Possiamo anche stampare la posta in una qualsiasi delle stampanti che abbiamo precedentemente collegato.
Crea regole per automatizzare le azioni in Outlook
Essendo un buon client di posta elettronica, Hotmail e Outlook hanno un intero compendio di strumenti che ci consentono di automatizzare le azioni. In entrambe le applicazioni possiamo trovare questi strumenti con il nome di Regole. Basta fare clic sull'ingranaggio nella barra superiore dell'applicazione e quindi selezionare Visualizza tutte le impostazioni di Outlook .
All'interno della configurazione avanzata di Outlook faremo clic su Posta e infine su Regole . Ora dovremo solo inserire i dati per creare una nuova regola. In Condizione indicheremo la regola che deve essere rispettata per indicare successivamente un'azione nella sezione corrispondente. Ad esempio "Quando il corpo del messaggio include la parola offerta , l'e-mail verrà inviata al Cestino" o "Se il destinatario è [email protected], l'e-mail verrà inviata alla cartella Importante".
Sincronizza le email di Gmail con Outlook
Se quello che vogliamo è unificare la posta in arrivo di Gmail con quella di Outlook, l'applicazione Microsoft abilita questa azione tramite opzioni avanzate. Prima di procedere, però, dovremo andare su Gmail.com e configurare le rispettive opzioni. In questo articolo spieghiamo in dettaglio tutti i passaggi.
Una volta configurato correttamente Gmail, dovremo solo andare all'opzione Sincronizza email nella sezione Posta all'interno della configurazione di Outlook e aggiungere il nostro indirizzo Gmail per sincronizzare le email con quelle di Outlook. Per trovare le email Google Outlook creerà una cartella con lo stesso nome del nostro indirizzo email.
Crea una firma per i messaggi in Hotmail e Outlook
La firma è un altro elemento che possiamo configurare in Hotmail per personalizzare ulteriormente le nostre email. "Cordiali saluti, María Belén", "È possibile contattare il servizio clienti tramite il numero di telefono 612 34 56 78", "Orario di ufficio dal lunedì al venerdì dalle 08:00 alle 20:00" ...
Per configurare questo parametro dovremo tornare alla Configurazione avanzata di Outlook. Nella sezione Posta, e più precisamente nell'opzione Scrivi e rispondi , creeremo una firma personalizzata seguendo lo schema sopra indicato.
Sotto il campo di testo possiamo indicare se vogliamo includere la firma in tutte le email (risposte ad una email, thread di messaggi ...) o solo in quelle che scriviamo da Outlook.com. Possiamo anche aggiungere immagini e formattazione ai testi, se lo desideriamo.
Rimuovi tutto lo spam e gli abbonamenti a Outlook in un colpo solo
Non è un caso isolato. Che sia per incuria o per pura trascuratezza, la posta in arrivo del nostro client di posta elettronica tende a riempirsi di pubblicità e promozioni provenienti da innumerevoli elenchi di abbonamenti, servizi e aziende di terze parti. Per rimuovere tutti questi abbonamenti in un colpo solo possiamo fare riferimento alla configurazione avanzata di Outlook .
Nella sezione Posta nell'opzione Abbonamenti possiamo vedere un elenco completo con tutti gli abbonamenti a liste e servizi. Dovremo solo fare clic su Annulla iscrizione per interrompere la ricezione di e-mail di spam.
Filtra le email per dimensione per eliminarle in seguito in Outlook
Se vogliamo liberare spazio nella posta in arrivo del nostro client Outlook, un buon modo per procedere è quello di ricorrere ai comandi nativi di Microsoft . Basta inserire una delle stringhe di testo che vedremo di seguito per filtrare le email in base alle dimensioni che occupano.
Possiamo procedere in due modi: o indicando una quantità di MB o utilizzando la dimensione predefinita di Outlook.
Per dimensione predefinita
- Dimensioni del messaggio: molto piccole : email inferiori a 10 KB.
- Dimensione messaggio: piccola - Email di dimensioni comprese tra 10 e 25 KB.
- Dimensione messaggio: Media - Email di dimensioni comprese tra 25 e 100 KB.
- Dimensione messaggio: Grande - Email di dimensioni comprese tra 100 e 500 KB.
- Dimensioni del messaggio: molto grandi - Email di dimensioni comprese tra 500 KB e 1 MB.
- Dimensione messaggio - Enorme - Email di dimensioni superiori a 5 MB.
Per dimensione esatta
- dimensione del messaggio:
- dimensione messaggio:> N : messaggi di posta elettronica la cui dimensione è maggiore della quantità specificata in N. Ad esempio, dimensione messaggio:> 123 MB
Annullare la formattazione di un testo in Outlook
Un problema molto comune con Outlook e altri client di posta elettronica ha a che fare con l'ereditarietà della formattazione durante la scrittura di una bozza. Se abbiamo scritto il messaggio in un editor alternativo (Word, Pages, Google Documents ...), è normale che "rimanga" nel formato originale.
Per scrivere un testo semplice dovremo solo fare clic sui tre punti Opzioni nella barra del testo della posta e selezionare Rimuovi formattazione con il testo selezionato . Il formato scomparirà automaticamente.
Le migliori scorciatoie da tastiera per Outlook e Hotmail
Sia nella versione web che nella versione desktop di Outlook, il client di posta di Microsoft supporta un gran numero di combinazioni e scorciatoie da tastiera con cui automatizzare determinate azioni . Diamo un'occhiata ad alcuni dei più interessanti.
Scorciatoie di posta elettronica di Outlook
- Crea un'e-mail : Control + N (Comando + N)
- Invia un'e-mail : Control + Invio (Comando + Invio)
- Rispondi a un'e-mail : Control + R (Command + R)
- Rispondi a tutti i mittenti in un'e-mail : MAIUSC + R
- Inoltrare un'e-mail : MAIUSC + F
- Salvare la bozza di un'e-mail : Control + S
- Elimina bozza email : Esc
- Seleziona tutti i messaggi in un'email : Control + A (Command + A)
- Elimina tutti i messaggi in un'email : Esc
- Inserisci un collegamento o un collegamento ipertestuale : Ctrl + K (Comando + K)
Scorciatoie della posta in arrivo di Outlook
- Apri un'e-mail : O o Invio
- Chiudere un'e-mail : Esc
- Apri la seguente email : Control +. (Comando +.)
- Apri l'email precedente : Control +, (Command +,)
- Annulla l'ultima azione : Control + Z (Command + Z)
- Cestino un'e-mail : Elimina o Elimina
- Elimina definitivamente un'e-mail : MAIUSC + CANC
- Crea una cartella : MAIUSC + E
- Contrassegnare un'e-mail come letta : Control + Q (Command + Q)
- Contrassegnare un'e-mail come spam : J
- Contrassegnare un'email come non letta : Control + U (Command + U)
- Archivia un'e-mail : E
Scorciatoie di navigazione di Outlook
- Cerca parole in un'e-mail : ALT + Q
- Mostra aiuto : MAIUSC + /
- Vai a posta : Control + Maiusc + 1 (Comando + Maiusc + 1)
- Vai al calendario : Control + Maiusc + 2 (Comando + Maiusc + 2)
- Vai a Contatti : Control + Maiusc + 3 (Comando + Maiusc + 3 (
- Vai a Attività : Control + Maiusc + 4 (Comando + Maiusc + 4)
- Vai a Posta in arrivo : G poi I.
- Vai a Bozze : G poi D
- Vai a Inviati : G e poi S
