Vorresti che il tuo computer lavorasse per te mentre sei in vacanza? Potresti non essere in grado di convincerlo a svolgere tutte le attività, ma può aiutarti a riposare più pacificamente. Se fai un viaggio (cosa abbastanza comune in questo periodo dell'anno) potresti voler avvisare automaticamente chi ti invia e-mail. In questo modo, quando ti invii un messaggio riceveranno una risposta con il testo che preferisci. Ma potrebbe essere qualcosa del tipo " Sarò in vacanza fino ad oggi" ¦ Nel frattempo puoi contattare "¦ "
Bene, questo richiederà alcuni minuti. Ma in questo modo puoi goderti il resto con la tranquillità di lasciare tutto legato e ben legato. Segui i passaggi successivi "¦
Se lavori in un'azienda che dispone di un servizio di posta avanzato, forse hai già un'opzione creata per questo scopo. Utilizzando il programma di posta elettronica più popolare, Outlook di Microsoft, questa opzione si trova nel menu Strumenti e si chiama "Assistente fuori sede". Se questo è il tuo caso, il processo è molto più semplice e automatico.
Se questa opzione non compare nel menu Strumenti, puoi utilizzarla anche tu. Anche se, in questo caso, è opportuno chiarire che il messaggio verrà inviato in automatico solo una volta scaricata l'email da Outlook e sullo stesso computer su cui l'hai programmata.
Prima di partire, per generare questa risposta automatica, devi seguire i seguenti passaggi:
1) Scrivi il messaggio di risposta automatica . Crei un nuovo messaggio (seleziona Nuovo nella barra degli strumenti o digita Ctrl + U) e scrivi sia l'oggetto che il corpo del messaggio che verrà inviato a tutte le persone che ti scrivono durante la tua assenza. Ad esempio, possiamo mettere qualcosa come " Dal 1 agosto al 15 agosto sarò fuori ufficio per le vacanze. Per questo motivo, avrò un accesso limitato alla mia posta elettronica. Se si tratta di una questione urgente, mettersi in contatto con il signor Pérez al telefono XXX o tramite e-mail "¦ "
Una volta scritto il messaggio (non dimenticare di inserire un oggetto, ad esempio "risposta automatica" "assente per ferie") salva le modifiche. Questo messaggio andrà alla cartella Bozze. Apri quella cartella, seleziona il messaggio (non aprirlo, selezionalo con il tasto sinistro del mouse) e vai al menu File e scegli "Salva con nome" ¦ "
Apparirà una finestra di dialogo per scegliere un nome file e un'estensione. Scegli un nome che ricorderai in seguito. È importante che nell'opzione "Salva come" selezioni "Modello Outlook". Lo dai per salvare e vai alla sezione successiva.
2) Crea una regola nel tuo programma di posta elettronica . Una regola è un comportamento automatico che il programma esegue quando riceve o invia un determinato messaggio. Funziona per questo trucco, ma anche per molte altre possibilità. Ad esempio, elimina o salva automaticamente i messaggi di una persona o con un determinato testo nell'oggetto in una cartella.
Nel menu Strumenti, seleziona "Regole e avvisi". Premi il pulsante "Nuova regola" e scegli le seguenti opzioni "Inizia da una regola vuota" e "Controlla i messaggi quando arrivano". Fare clic su Avanti.
Nel passaggio 1 dobbiamo scegliere le condizioni. Spiegheremo le condizioni per scegliere in modo che il messaggio raggiunga il mondo intero, ma se vuoi inviare questo avviso di vacanza solo a determinate persone, devi solo scegliere altre opzioni per personalizzare il processo. Seleziona "dove si trova il mio nome nella casella A o CC" e fai clic su Avanti. Nell'altra finestra scegli "rispondi utilizzando un modello specifico". E fai clic sulla frase "un modello specifico" per poi scegliere il modello che hai appena creato. Se non compare nella finestra, nel menu a tendina "Cerca in" selezioniamo "Modelli utente nel file system".
Fare clic su Apri e quindi su Avanti per accedere alla finestra delle eccezioni. Qui puoi personalizzare alcune eccezioni in base a numerose variabili. Al termine, fai clic su Avanti. Infine assegna un nome alla regola e scegli di attivarla ora o meno. Se ancora non vuoi attivarlo, puoi farlo in seguito. Infine, fai clic su Fine.
3) Andiamo in vacanza . Adesso è il momento di attivare la regola che hai appena creato. Torna al menu Strumenti e scegli "Regole e avvisi". La regola creata dovrebbe apparire qui. Per attivarlo, selezionalo nella casella a sinistra del righello. Premi OK e prendi le valigie. D'ora in poi, quando ti connetti alla posta, invierai automaticamente il messaggio di vacanza a tutti coloro che ti scrivono in queste date.
Scopri di più su come utilizzare l'Assistente fuori sede in questa pagina di Microsoft.