La Parola word processor è uno dei più utilizzati, sia per i computer PC o Mac. Non è sempre conveniente per lasciare un documento aperto, in modo che chiunque può leggere e modificare il testo. Per evitare ciò, l'utente può proteggerlo con una password . È una procedura molto semplice e veloce da completare, che può essere eseguita al momento della creazione del documento o successivamente. Un'altra possibilità è utilizzare una password per impedire ad altri utenti di modificare il formato del documento ; in questo modo può passare attraverso più mani senza che il suo aspetto venga alterato.
Prima di iniziare, alcune avvertenze generali. È fondamentale ricordare la password , perché se viene dimenticata non sarà possibile recuperarla. Il sistema utilizza password di otto o più caratteri; infatti, si consiglia di lavorare con frasi di quattordici caratteri o più. È anche una buona idea combinare numeri, simboli e lettere maiuscole e minuscole nella stessa password. Ecco come proteggere con password un documento in Microsoft Word 2007 .
Per impostare una password per un documento con Word 2007 , la prima cosa è aprirlo. In secondo luogo, devi fare clic sul pulsante circolare di Microsoft Office , che si trova nell'angolo in alto a sinistra, e fare clic su Salva con nome . Nella finestra pop-up, scegli Strumenti e poi Opzioni generali . Sono disponibili due opzioni: Apri password (per aprire il documento) e Scrivi password(per salvare le modifiche al documento). La password aperta è la più sicura, perché utilizza la crittografia avanzata. D'altra parte, la password di scrittura è progettata in modo da poter collaborare con i revisori dei contenuti nella preparazione del documento; solo chi ha il permesso potrà salvare le modifiche. L'utente può assegnare entrambe le password allo stesso documento; l'ideale è che siano diversi. È possibile selezionare la casella di controllo di sola lettura consigliata per impedire ai revisori del contenuto di modificare accidentalmente il file. Quindi devi fare clic su OK . Successivamente, dovrai ridigitare le password per confermarle e fare clic su OK . Quindi fare clic su Salva. Per concludere, il sistema chiede se l'utente desidera sostituire il documento esistente ed è necessario fare clic su Sì .
D'altra parte, è possibile limitare i cambiamenti di formato . Per fare ciò, scegli la scheda Revisione e nel gruppo Proteggi documento (a destra in alto) seleziona l'opzione Limita formattazione e modifica . Nella sezione Restrizioni formato nel riquadro delle attività, scegli Proteggi documento e seleziona la casella Limita formattazione a una selezione di stili. Quindi fare clic su Impostazioni per specificare gli stili che altri utenti possono modificare o applicare. All'interno di Styles , è necessario assicurarsi che la casella di controlloLimita la formattazione a una selezione di stile . Successivamente, devi attivare le caselle di controllo accanto a ciascuno degli stili che desideri consentire nel documento. In Formato , è inoltre necessario attivare le caselle di controllo esistenti accanto ai tipi di formato desiderati. Quindi fare clic su OK .
Può accadere che venga visualizzato un messaggio che avverte che il documento potrebbe contenere tipi o stili di formattazione non supportati. In tal caso, ci sono due possibilità. Il primo è fare clic su Sì per rimuovere gli stili e i formati non supportati. L'altro è fare clic su No per mantenerli; Ciò significa che altri utenti non potranno utilizzarli quando modificano il documento.
Il passaggio successivo è accedere alla sezione Avvia applicazione e fare clic sull'opzione Sì, applica protezione . Per assegnare la password che impedisce la rimozione della protezione, è necessario digitarla nella casella Immettere la nuova password e quindi confermarla.