Come generare fatture e tenere la contabilità gratuitamente online

Come generare fatture e tenere la contabilità gratuitamente online

Le aziende di grandi e medie dimensioni hanno un sistema con programmi di fatturazione che le aiutano a mantenere rigorosamente le bollette e le spese correnti o straordinarie. Tuttavia, i piccoli freelance di solito se la cavano come possono. A volte tengono traccia delle loro fatture nei documenti Excel. E nel peggiore dei casi, possono anche fare le fatture in una semplice parola . Questo, a lungo andare, finisce per essere un problema.

Primo, perché ogni libero professionista, non importa quanto piccolo, deve mantenere un controllo esaustivo delle proprie finanze. Assicurati che tutte le tue fatture siano in ordine, che le ritenute siano calcolate correttamente e che alla fine tu riceva e paghi i pagamenti dai fornitori in tempo .

In Internet sono innumerevoli le proposte, sia di software che di servizi online, per gestire la fatturazione. Tuttavia, la maggior parte di loro ci offre un periodo di prova gratuito, quindi passa a un servizio a pagamento , che non è sempre facile da assumere per molti liberi professionisti.

Qualunque sia la tua situazione, se stai pensando di organizzare le tue fatture e mantenere un buon controllo delle tue spese, oggi vogliamo consigliarti uno strumento che abbiamo testato. E questo sta facendo miracoli per noi. È anche gratuito e non include alcun periodo di prova o limitazione delle sue funzionalità.

Selfconta, un sistema gratuito per mantenere la tua fatturazione

Selfconta, un sistema gratuito per mantenere la tua fatturazione

Abbiamo provato e cercato molti strumenti, ma questo è uno di quelli che ci ha convinto di più. In effetti, effettuiamo già la nostra fatturazione tramite Selfconta. Questo è ciò che viene chiamato questo sistema.

È intuitivo, facile da usare e include messaggi e indicazioni molto simili a quelli di casa. Questo non è contro di te, anzi. E fa sì che, una volta per tutte, il compito di fatturare non sia un calvario . Soprattutto se questo è ciò che ti piace di meno del tuo lavoro. Perché nel caso dei lavoratori autonomi devi assumerti tutto!

Ma inizia a usare Selfconta ora. Tutto quello che devi fare è accedere a questa pagina e registrarti. Clicca su Registrati gratis! e inserisci il tuo indirizzo email e la password. Creando un account, inizierai ad avere accesso a questo strumento di fatturazione. Sarà inoltre necessario inserire i tuoi dati come libero professionista o azienda , perché questi devono comparire su tutte le tue fatture.

Quando sei dentro, ti consigliamo di salvare l'indirizzo di //mispapeles.es/login.php nei tuoi preferiti. Da qui avrai accesso diretto alla tua fatturazione , in qualsiasi momento lo desideri.

Come iniziare a creare fatture 

Come iniziare a creare fatture

Quando sarai dentro, vedrai che non hai entrate o spese per cominciare. È normale, non sei ancora stato rilasciato! Per creare una prima fattura, fare clic su Entrate (la prima opzione nella barra in alto). Basta fare clic sul pulsante Crea.

creare fattura

Si aprirà una pagina vuota e dovrai inserire i primi dati . Ciò comprende:

  • Nome del cliente
  • ID cliente / CIF
  • Data (se non la modifichi manualmente, apparirà la data odierna)
  • Numero fattura (uno verrà assegnato consecutivamente)

creare cliente

Aggiungi i dati del cliente

Se il cliente è nuovo, dovrai inserire tutti i suoi dati completi. In questo caso si attiverà automaticamente una finestra in cui inserire il nome e il CAP. Se il cliente viene identificato all'interno di Selfconta , molto probabilmente gli altri dati verranno aggiunti automaticamente. Ciò può accadere nei casi di aziende di grandi dimensioni o che sono già state precedentemente identificate da altri utenti Selfconta.

Se il sistema non ti semplifica le cose, dovrai essere tu ad aggiungere il DNI / CIF e i dati facoltativi (nazione, provincia, città, indirizzo, referente, telefono ed e-mail). Se inserisci un indirizzo email, Selfconta sarà incaricato di inviare la fattura direttamente al cliente (purché tu abbia dato questo ordine).

creare concetti

Aggiungi i concetti alla fattura

Ora continuiamo con i concetti, la parte centrale della fattura. Qui devono essere specificati i servizi o prodotti che hai offerto al tuo cliente e per i quali riceverai il pagamento corrispondente. Nella prima casella, devi selezionare se hai effettuato una vendita di merce, se hai fornito un servizio o se si tratta di un reddito da locazione. Anche se dovresti sapere che qui puoi generare il prodotto o il servizio che preferisci. Hai assoluta libertà di adattarlo alle tue esigenze ea quelle della tua azienda.

Successivamente, dovrai digitare la descrizione del prodotto o servizio , la quantità, il prezzo unitario e se applicherai uno sconto. Alla fine di questa stessa riga, vedrai che ci sono due caselle per le tasse. Il primo è per l'IVA (scegliendo l'aliquota applicabile, 20, 10, 4 o 0%) e il secondo per la ritenuta fiscale sul reddito personale (1%, 2%, 5%, 7%, 15%, 19% e 24%).

Tieni presente che questi devono essere applicati per ognuno dei concetti e non alla fine, come di solito si fa in molte fatture. Guardalo bene, perché se non te ne accorgi potresti dimenticarlo e finire per generare una fattura sbagliata.

Il sistema calcolerà automaticamente le percentuali. Oltre ad aggiungere e sottrarre tutte le quantità necessarie . Quello che otterrai alla fine sarà una fattura completa, senza errori e con tutti i calcoli applicati.

forma di fattura di pagamento

Includere informazioni sul sistema di raccolta

In fondo alla fattura dovrai indicare il metodo di pagamento . Qui hai diverse opzioni (assegno, contanti, credito, rimborso deposito, cambiale, PayPal, addebito diretto, rimessa bancaria, carta di credito e bonifico bancario). A seconda dell'opzione scelta, sarà necessario indicare un conto bancario.

Quando hai finito, fai clic su Salva o Salva ed esci se desideri ottenere un'altra fattura o chiudere il programma di fatturazione. All'interno di questa stessa sezione, hai la possibilità di inviare la fattura al cliente (tramite email) o di stamparla, sia su carta che per generare un documento PDF.

Come creare fatture ricorrenti

Selfconta include diverse opzioni per rendere questo sistema di fatturazione più personale e pratico. Uno dei più importanti è quello chiamato Recurring Bills . Se offri sempre lo stesso servizio a un cliente e paghi un servizio mensile, puoi attivare questa opzione.

Questa è una funzionalità che ti consente di inviare una fattura ricorrente a un cliente su base mensile. In questo modo, ad esempio, se fatturi 300 euro al mese per un determinato servizio , non sarà necessario che mese per mese generi la fattura manualmente. Selfconta si occuperà di farlo con tutti i dati che hai inserito.

Inoltre, dovrai aver aggiunto l'indirizzo email del cliente, in modo che il sistema possa inviarlo automaticamente. E non devi nemmeno affrontarlo. Per attivare questa opzione, accedi a una delle fatture generate e scorri fino in fondo. Una volta qui, seleziona l'opzione Rendi ricorrente . Non devi fare nient'altro.

Se vuoi vedere quali sono le tue fatture ricorrenti, vai semplicemente all'opzione Entrate> Fatture ricorrenti . Da qui potrai eseguire tutti i passaggi che ritieni necessari su questo tipo di fattura.

Personalizza le fatture

Personalizza le fatture

Se lo desideri, Selfconta ti offrirà anche la possibilità di personalizzare le tue fatture. In questo modo, puoi adattarli a tuo piacimento (estetico) e selezionare le combinazioni di colori che più ti piacciono. Per fare ciò, fai clic sul pulsante Impostazioni (è la ruota dentata in alto a destra) e scegli Design fattura .

Qui puoi accedere a  vari design , caricare il tuo logo, scegliere la combinazione di due colori e due tipi di lettere, una per i titoli e una per il testo. Al termine potrai anche scegliere se aggiungere caselle per dati opzionali (Titolo, Distribuzione raccolta, Annotazioni, Percentuale sconto, Percentuale ritenuta e Telefono). Quando hai finito, fai clic sul pulsante Salva.

Come controllare le tue spese 

Come controllare le tue spese, fare budget e bolle di consegna

Se lo desideri, puoi utilizzare questo strumento solo per controllare le tue fatture . Soprattutto se hai già l'aiuto di un manager. Ma se non è così e vuoi mantenere il controllo completo delle tue finanze come libero professionista, hai la possibilità di aggiungere delle spese al sistema. La procedura è esattamente la stessa che utilizzi per registrare le fatture.

Solo in questo caso, dovrai cliccare sulla sezione Spese. Premi il pulsante Crea per aggiungere una nuova spesa e seleziona il fornitore. Puoi inserirlo nello stesso modo in cui hai generato un cliente. E ripetilo tutte le volte che è necessario.

D'altra parte, tieni presente che all'interno dei tuoi compiti di amministrazione e gestione ci sarà anche quello di preparare budget e bolle di consegna . Questa è un'opzione che troverai nella sezione Altro, da qui puoi creare tutti questi documenti e tenerli in ordine.

Inoltre, puoi anche scaricare rapporti per controllare le tue spese di tesoreria . Puoi scaricarli in formato Excel, per gestirli successivamente in base alle tue esigenze.

grafico delle spese

Visualizza le entrate e le uscite in un grafico

Le cose sembrano sempre migliori se sono su un grafico. E lo stesso accadrà con le tue entrate e le tue spese. Non appena accedi a questo strumento, vedrai un riepilogo di tutte le tue informazioni finanziarie (a condizione che tu lo abbia inserito, ovviamente). Quindi, a colpo d'occhio puoi controllare quanto segue:

  • Quanto hai fatturato?
  • Quanto ti devono?
  • Quanto hai guadagnato?
  • Quanto pagherai in IVA?

Questo sarà molto utile per evitare sorprese quando paghi le tasse trimestrali. E sarai in grado di farti un'idea molto approssimativa, per non dire esatta, del denaro che devi risparmiare o gestire. Nella parte superiore dello schermo, appena sopra i grafici, è possibile effettuare una selezione per mesi, trimestri o anni .

obiettivi ricavi e costi

Se vuoi, puoi anche indicare quali sono i tuoi obiettivi, sia nella sezione entrate che uscite. Devi solo premere il pulsante Personalizza . Verrà visualizzata una pagina per entrate e uscite per l'intero anno. Basta inserire le cifre per ciascuno dei mesi e premere il pulsante Salva. Ogni volta che apri lo strumento, puoi verificare se hai raggiunto i tuoi obiettivi.