Se vai in vacanza devi lasciare tutto legato e ben legato. Se comunichi abitualmente con i tuoi clienti, collaboratori e colleghi tramite posta elettronica, sarà necessario che tu attivi i cosiddetti messaggi di risposta automatica per avvisarli che stai godendo di un periodo di riposo e che fino al tuo ritorno non potrai rispondere loro per gestire la loro richiesta. . Solo pochi giorni fa ti abbiamo detto come attivare la risposta automatica in Gmail . Tuttavia, se utilizzi Outlook, dovrai seguire una procedura diversa. L'impostazione richiederà solo pochi minuti. Vedrai che è molto facile se segui questi suggerimenti:
1) Se utilizzi Outlook 2010 dovrai solo aprire il programma e fare clic sul menu File> Informazioni> Risposte automatiche .
2) Fare clic sul pulsante Risposte automatiche e selezionare l'opzione Invia risposte automatiche . Verrà attivato rapidamente un menu di configurazione. Una sorta di assistente in cui puoi scrivere il messaggio che vuoi inviare ai tuoi contatti.
3) Innanzitutto, ovviamente, dovrai scegliere per quanto tempo vuoi inviare la risposta da fuori sede alle persone che ti contattano. Puoi selezionare un intervallo di date , ad esempio, dal giorno in cui inizi a essere in vacanza fino allo stesso giorno in cui torni. Se non indichi una data di fine , dovrai disattivare manualmente l'invio dei messaggi, tornando sui tuoi passaggi e modificando le impostazioni.
4) Ora puoi scrivere il tuo messaggio. In fondo al menu troverai una casella bianca in cui aggiungere il testo, se vuoi modificando il carattere, le dimensioni e i colori e introducendo un collegamento, se vuoi reindirizzare i tuoi mittenti a un sito web specifico.
A questo punto, dobbiamo dirti che puoi configurare due tipi di messaggi . Uno per coloro che sono all'interno della tua organizzazione (se vuoi indicare che sei lontano, anche se molto probabilmente lo sanno già) e un altro per coloro che sono fuori, persone che non devono sapere che sei in vacanza, per A meno che tu non li abbia notificati personalmente.
5) Infine, hai anche la possibilità di creare regole in modo che il sistema di risposta automatica sia il più efficace possibile e non diventi una macchina per bombardare messaggi a tutti. Alcune opzioni configurabili ti consentono di inoltrare il messaggio in arrivo a un altro collega che può rispondere o occuparsi della questione per te, fare in modo che il messaggio venga inoltrato a un altro account Gmail o Hotmail in modo che possiamo esaminarlo tramite i nostri account privati, eliminare messaggi da determinati mittenti o organizzare i messaggi in cartelle in modo che quando torneremo al lavoro non ci troveremo in una casella di posta assolutamente caotica.
Per aggiungere una qualsiasi di queste regole (ci sono dozzine di opzioni per classificare e gestire i messaggi mentre siamo assenti) dovrai solo fare clic sul pulsante Aggiungi regola o Modifica regola per modificarlo.
Foto di: Rick Scully e TripShake